Satış Onayı: Riskli Siparişleri Sevk Etmeden Önce Durdurun

Satış ekibi siparişi alır, depo malı gönderir, fatura kesilir; ödeme gelmeyince herkes "bu müşteriye neden mal verdik?" diye sorar. Satış onayı bu soruyu sevkiyattan önce sordurur. FirmoraX'te kurallarınıza takılan sipariş, irsaliye ya da fatura finans sorumlusunun onayına düşer; onaylanana kadar bir sonraki adıma geçilemez.

Risk nasıl hesaplanır?

Bir cariyle ilgili kararı tek bir bakiye rakamına bakarak vermek yanıltır. FirmoraX carinin riskini şu toplamla hesaplar:

• Carinin güncel bakiyesi,
• Henüz sevk edilmemiş açık siparişler,
• Faturalanmamış irsaliyeler,
• Portföydeki, henüz tahsil edilmemiş müşteri çek ve senetleri (ayara bağlı),
• ve değerlendirilen belgenin kendisi.

Bu toplam, cari kartında tanımladığınız Bakiye Kotası (risk limiti) ile karşılaştırılır. Vadesi geçmiş alacak ise satış faturasının tarihi ve vade günü üzerinden, yapılan ödemeler düşülerek bulunur.

Hangi durumda onay istenir?

Ayarlar › Satış Onayı Ayarları ekranında kuralları siz belirlersiniz. Her kural için "yalnız uyar" ya da "onay iste" seçilebilir:

• Risk limiti aşımı: yeni risk, limiti belirlediğiniz toleransın (ör. %10) üstünde aşıyorsa.
• Vadesi geçmiş alacak: belirli bir tutarın ya da gün sayısının üstünde gecikmiş borcu olan cari. Tutarı TL ya da döviz cinsinden tanımlayabilirsiniz.
• Limiti tanımsız cari: risk limiti girilmemiş bir cariye belirli tutarın üstünde satış.
• Büyük tutarlı belge: tutarı eşiği aşan her belge.
• Yüksek iskonto: kalem ya da fatura altı iskontosu belirlediğiniz oranı aşan belge.

Satışa kapalı ya da pasif bir cariye ise belge hiç kaydedilmez. Kuralların siparişlere, irsaliyelere ve faturalara ayrı ayrı uygulanıp uygulanmayacağını da seçebilirsiniz.

Onay kime gider?

Talep, carinin kartında tanımlı finans sorumlusuna görev olarak düşer. Finans sorumlusu yoksa onay yetkisi olan kullanıcılara ya da seçtiğiniz kişilere gider. Belgeyi hazırlayan kişinin kendi belgesini onaylamasını engelleyebilirsiniz.

Büyük tutarlarda ikinci bir göz gerekiyorsa iki seviyeli onay açılır: belirlediğiniz tutarı ya da limit aşım oranını geçen belgelerde finans onayından sonra yönetici onayı da istenir.

Bekleyen onaylar unutulmaz

• Onaycıya belirlediğiniz saat sonra (varsayılan 4 saat) hatırlatma gider.
• Süre (varsayılan 24 saat) dolarsa talep yöneticilere yükseltilir.
• Bildirimler e-postayla; açtıysanız Telegram ya da WhatsApp üzerinden de gelir. Bkz. bildirim kanalları.

Onaydan sonra ne olur?

Onaylanan sipariş irsaliyeye ve faturaya dönüştürülebilir; onaylı siparişten kesilen faturada risk sorusu yeniden sorulmaz. Onay belirli bir süre (varsayılan 15 gün) geçerlidir. Belge sonradan düzenlenip tutarı belirlediğiniz oranın üstünde artarsa ya da cari değişirse onay yeniden istenir. Reddedilen ya da onay bekleyen siparişten irsaliye veya fatura kesilemez.

Kimler için uygun?

Vadeli çalışan, bayi ya da toptan satış yapan, satış ve finans ekibi ayrı olan her işletme için. Satış onayı kapalıyken program bugünkü gibi çalışır; açtığınızda yalnız kurallarınıza takılan belgeler bekletilir.

Satış akışının tamamı için satış siparişi takibi yazımıza, satış modülünün özellikleri için Satış ve teklif sayfasına bakabilirsiniz.