Teknik Servis Takip Programı: Arıza Kaydından Teslimata

Teknik servis, kâğıt fişlerle ve ayrı bir defterle yürütüldüğünde üç şey kaybolur: cihazın nerede olduğu, garantinin geçerli olup olmadığı ve servisin gerçekten kazandırıp kazandırmadığı. FirmoraX'in teknik servis modülü stok, cari ve faturayla aynı programda çalışır; servis kaydı satıştan ayrı bir dünya olmaz.

Arıza kaydı: seri numarası yazın, gerisi gelsin

Müşterinin getirdiği ürünün seri numarasını yazdığınızda program ürünü, müşteriyi, ürünü satan faturayı ve garanti durumunu kendisi bulur. Ürün daha önce değiştirildiyse değişim zincirini geriye izleyerek ilk satışı bulur. Seri numarası olmayan ürünlerde, seçilen müşterinin bu ürünü sizden alıp almadığı kontrol edilir.

Kayıtta arıza tarifi, teslim alınan aksesuarlar, söz verilen tarih, ilgilenen personel ve notlar tutulur. Kabul fişi yazdırılır ve müşteriye imzalatılır; emanet malın kanıtı bu fiştir. Aynı seri numarası daha önce servise geldiyse uyarı çıkar.

Durum akışı

Kabul → İncelemede → Onarımda → Tedarikçide → Onarıldı / Değiştirildi → Teslim edildi → Kapandı. Hurda ve red de ayrı sonuçlardır. Hangi durumdan hangisine geçilebileceği programda tanımlıdır; bir adım geri almak için gerekçe yazmak zorunludur ve iz geçmişte kalır.

Müşteri malı, firma malı

Müşterinin cihazı emanettir; stoğunuza girmez. Firmanın kendi malı (depoda arızalı çıkan ya da iadeden gelen ürün) ise sağlam depodan arızalı depoya taşınır, hurdaya ayrılırsa stoktan düşer. Bu ayrım kayıt açılırken yapılır.

Parça ve işçilik

• Parça satırı gerçek sarftır: eklendiği anda stoktan düşer. Seri takipli parçalarda seri numarası aranarak seçilir.
• İşçilik satırı stok hareketi yazmaz.
• Satırlar ücretli ya da ücretsiz (garanti kapsamında) işaretlenir.

Ücretlendirme: faturalı ya da faturasız

• Faturaya dönüştür: ücretli satırlar satış faturası ekranına dolu gelir; fiyatı, KDV'yi ve ödeme bilgisini kontrol edip kesersiniz.
• Faturasız tahsilat: kasa ya da bankaya giriş ve servis geliri kaydı oluşturur; gerekirse geri alınır.

Aynı kayıt için ikinci fatura kesilemez.

Tedarikçiye gönderilen ürünler (RMA)

Garanti için tedarikçiye ya da üreticiye gönderilen ürün kayda işlenir. Dönüşte üç sonuçtan biri girilir: onarıldı (aynı ürün döndü), değiştirildi (yeni ürün ve seri geldi) ya da reddedildi. Dönmesi geciken ürünler raporda görünür.

Ödünç cihaz

Onarım sürerken müşteriye ödünç cihaz verebilirsiniz. Ödünç cihaz geri alınır, müşteri satın alırsa faturalanır ya da geri gelmezse zarar yazılır; hepsi kayıtlıdır.

Servis raporları

• Açık servisler ve tedarikçide bekleyenler,
• Ürün bazlı arıza sıklığı: en çok arıza veren ürünler,
• Servis geliri, servis maliyeti ve garanti maliyeti: servis bölümünün kârlılığı,
• Seri geçmişi: bir seri numarasının tüm servis geçmişi.

Bilişim ve teknik servis firmaları için hazırlanan çözüm sayfamıza ve modülün ayrıntılarına bakabilirsiniz. Bakım sözleşmelerini her ay faturalamak için periyodik görevleri kullanın.