Personel, Maaş ve Avans Takibi: Küçük İşletmeler İçin Rehber

Küçük işletmelerde maaş ödemesi genellikle bir Excel dosyası, banka ekranı ve "kime ne kadar avans verdik?" sorusundan oluşur. Sonunda personel giderinin gerçek tutarı da, kime ne kadar borçlu olduğunuz da belirsizleşir. FirmoraX'in personel modülü maaşın gider tarafını ve nakit tarafını ayrı ayrı, doğru izler.

Önemli: Bu modül maaş, ödeme ve avans takibi içindir. Resmi bordro, SGK ve vergi bildirgeleri mali müşaviriniz tarafından hazırlanmaya devam eder.

Personel kartı ve maaş tarihçesi

Personel kartında işe giriş tarihi, departman, görevi, iletişim bilgileri ve ödeme şekli (kasa ya da banka, IBAN) tutulur. İşten çıkış ve yeniden işe alım dönemleri ayrı ayrı kayıtlıdır.

Maaş tarihçe olarak tutulur: her zam, geçerlilik tarihi ve nedeniyle bir satırdır. Bir ayın maaşı o ay geçerli olan son satırdan bulunur. Yıllık maaş planı ekranı tüm personeli 12 ay üzerinde gösterir; tarihçeye girilen zam burada anında görünür. Dövizli maaş da desteklenir.

Aylık tahakkuk

Her ay için tahakkuk oluşturulur: o ay çalışan personel için maaş satırları gelir.

• Çalışılan gün (30 gün esası) değiştirilebilir; işe giriş ve çıkış aylarında maaş gün oranlı hesaplanır.
• Ek ödemeler (prim, mesai) ve kesintiler açıklamasıyla girilir.
• Personelin açık avansı bu aydan mahsup edilebilir.

Tahakkuk kesinleştirildiğinde maaş gideri kayda geçer ve dönem kilitlenir. Kilidi yalnız yönetici açabilir; açılınca gider kayıtları geri alınır.

Ödeme: tek seferde ya da parça parça

Ödeme ekranında kesinleşmiş dönemin satırları seçilir, kasa ya da banka hesabından ödenir. Ödeme kısmi olabilir; kalan tutar sonraki ödemeye kalır. Ödeme gider yazmaz, yalnız para çıkışını kaydeder; böylece aynı tutar iki kez gidere yazılmaz. Yanlış ödeme gerekçesiyle geri alınabilir.

Avans

• Avans verilirken gider yazılmaz; avans personelden alacaktır.
• Geri ödeme maaştan mahsupla ya da nakit iade olarak alınır.
• Avans taksitlere bölünmez, bakiyesiyle izlenir; kalan her zaman görünür.
• Yanlış girilen avans gerekçesiyle iptal edilir.

Raporlar

• Bordro dökümü (tahakkuk listesi) ve ödenmemiş maaşlar,
• Personel maliyeti ve zam geçmişi,
• Açık avanslar, avans ekstresi ve personel bakiyeleri.

Maaş giderleri kâr-zarar raporuna "Personel Maaş Giderleri" kategorisiyle yansır. Modülün ayrıntıları için Personel ve maaş sayfasına bakın.